Lấy Dữ Liệu Từ Excel Sang Word

nhiều người đang phải làm thông báo để thân tặng một list lớn nhân sự trong công ty và nhiều người đang loay hoay do dự làm nạm nào sửa chữa cho cách làm bằng tay rất mất thời gian, khôn cùng nhàm chán. Bạn muốn có một chiến thuật để thực hiện các bước này một cách nhanh nhất, về tối ưu nhất với tiết kiệm thời hạn nhất. Nhưng còn nếu không đọc nội dung bài viết này, bạn sẽ vẫn nên làm bởi phương pháp thủ công bằng tay thôi. Để triển khai một thông báo hoặc một văn phiên bản có nội dung mang tính chất cố định và được nhờ cất hộ cho những người, thì bạn cần sử dụng công dụng trộn thư hay nói một cách khác là trộn văn phiên bản trong áp dụng microsoft word nhưng mà bạn hay được dùng hàng ngày.

Bạn đang xem: Lấy dữ liệu từ excel sang word

bài viết này sẽ mỗi bước hướng dẫn bạn phương pháp trộn văn bản văn phiên bản có tính chất cố định và thắt chặt tới từng nhân sự có tài liệu được tổ chức trong file excel một giải pháp nhanh nhất sẽ giúp bạn giải quyết và xử lý bài toán không phải triển khai một cách bằng tay thủ công như được trình diễn ở trên.

Trộn thư (Mail Merge) là khả năng hữu ích vào Microsoft Word, anh tài này khiến cho bạn giảm thiểu thời gian khi xử lý những dạng chèn danh sách vào trong 1 mẫu cố định và thắt chặt như: thư mời, thông báo, thư cảm ơn, phiếu điểm…

bài toán điển hình được chỉ dẫn ở đây là tạo các thông tin trả lương chậm tới từng nhân viên trong công ty.

bởi thế để tiến hành trộn văn bạn dạng (trộn thư) nhằm mục tiêu mục đích tạo nên thông báo cho toàn cục nhân viên trong thời hạn nhanh nhất, ta sẽ tiến hành làm tuần từ theo mỗi bước sau:

1. Cách 1: sẵn sàng file list nhân sự với file văn bản thông báo

vậy nên để giải quyết và xử lý bài toán này bằng phương thức trộn thư (trộn văn bản), ta phải tạo một file word chứa kết cấu và câu chữ của thông báo trả đủng đỉnh lương, file còn lại chứa list của toàn thể nhân sự trong công ty mà các bạn cần tạo nên và gửi mang lại họ được tàng trữ dưới dạng file excel (xls hoặc xlsx). Bạn cũng có thể theo dõi mẫu mã hai tệp tin này theo hình dưới đây:

*

Hình 1: mẫu file Excel chứa danh sách nhân viên cấp dưới trong công ty

*

Hình 2: chủng loại file Word chứa nội dung thông báo cần gửi cho nhân viên

 2. Bước 2: Sử dụng tác dụng Mail Merger của word để bắt đầu trộn văn bản

Để triển khai bước này, bạn cần bảo đảm file excel cất danh sách nhân viên trong doanh nghiệp đã được đóng, lúc đó bạn mở tệp tin word đựng nội dung thông báo ra cùng kích lựa chọn Mailings (1) => Start Mail Merge (2) => Letters (3). Bạn thực hiện tuần từ bỏ theo những ô hình chữ nhật mầu đó được mô tả như hình minh họa dưới đây.

*

Hình 3: Bắt đầu trộn văn bản

3. Cách 3: lựa chọn file Excel chứa dữ liệu danh sách nhân viên để gia công cơ sở trộn văn bản

Ở bước này bạn chọn Select Recipients (4) => User Exittings List…(5). Bạn triển khai tương tự theo trang bị tự như hình minh họa bên dưới.

*

Hình 4: Chọn file Excel chứa list nhân viên

tiếp sau bạn lựa chọn thư mục đựng file Excel danh sách nhân viên doanh nghiệp bạn, vào trường đúng theo này Uy để ngoài màn hình nên sẽ lựa chọn Desktop (6) => Chọn file Excel chứa danh sách nhân viên cấp dưới (7) => lựa chọn Open. Tiến hành như hình dưới.

*

Hình 5: Chọn file Excel đựng danh sách nhân viên (tiếp)

tiếp theo một hành lang cửa số mới hiện ra, chúng ta chọn sheet chứa danh sách nhân viên trong công ty bạn, ở chỗ này file Excel Uy tổ chức sheet 1 chứa list nhân viên, yêu cầu ở cửa sổ này Uy lựa chọn Sheet1$ như hình chữ nhật mầu đỏ số 9 nghỉ ngơi hình dưới.

Xem thêm: Diện Cr1 Và Diện Ir1 Trong Bảo Lãnh Vợ Chồng, Con Số Liên Quan

*

Hình 6: lựa chọn File Excel đựng danh sách nhân viên (tiếp)

4. Bước 4: Chọn các dòng buộc phải lấy tài liệu để chèn vào file word nội dung thông báo 

Ở cách này, các bạn chọn Edit Recipient List => bỏ chọn những dòng đầu, chỉ chọn những dòng chứa tài liệu cần đưa vào file Word mà lại thôi.

Trong hành lang cửa số mới mở ra, chúng ta kích lựa chọn vào các ô ứng với sản phẩm tự 11, 12 nhằm hủy chọn vì 2 mẫu này chứa tiêu đề của bảng hoặc dữ liệu ngoài bảng mà chưa phải là tài liệu cần lấy để lấy vào thông báo. Tài liệu lấy bắt đầu từ số thiết bị tự 1, các bạn xem giống như như hình bên dưới.

 

*

Hình 7: Chọn các dòng nên lấy tài liệu để chèn vào tệp tin word nội dung thông báo

Bạn chăm chú các tên cột được hiển thị ứng với những số máy tự mầu đỏ 13, 14, 15…các cột này tương xứng với các cột vào bảng dữ liệu dưới ở hình vẽ trên – các cột này được hotline là “Trường dữ liệu“, ráng thể: “DANH SÁCH NHÂN VIÊN” là tên cột “Stt”, F2 là tên gọi cột của “Họ và tên”, F3 là tên cột của “Ngày mon năm sinh”…Bạn ghi nhớ đặt ở bước tiếp theo bọn họ sẽ chèn tài liệu vào file word từ bỏ tên những trường tài liệu này.

sau khi thực hiện xong, chúng ta chọn Ok nhằm hoàn thành.

5. Cách 5: Chèn trường dữ liệu từ file Excel vào nội dung file word

Ở cách này, bạn đặt nhỏ trỏ con chuột vào vị trí bắt buộc chèn ngôi trường dữ liệu tương ứng vào, trong câu hỏi này Uy thực hiện tuần trường đoản cú như sau:

+ Đặt nhỏ trỏ vào trước từ bỏ “Số: ” (Số thông báo) => Kích chọn Insert Merge Field => lựa chọn DANH_SÁCH_NHÂN_VIÊN (Nó chính là cột số sản phẩm công nghệ tự vào bảng danh sách nhân viên cấp dưới đã được chú ý ở trên).

+ Làm tương tự cho vấn đề chèn tên nhân viên vào trước từ bỏ “Kính gửi: Bạn ” => Kích chọn Insert Merge Field => chọn F2 (đây chính là cột Họ cùng tên);

+ Làm tựa như cho câu hỏi chèn Lý do trả lờ đờ lương vào trước tự “Nêu nguyên nhân chậm lương:  ” => Kích chọn Insert Merge Field => chọn F8 (đây đó là cột Ghi chú vào bảng dữ liệu);

Bạn thực hiện tương trường đoản cú như hình dưới:

*

Hình 8: Chèn trường dữ liệu vào nội dung file word

6. Bước 6: Hiển thị công dụng và dịch chuyển giữa các nhân sự để sở hữu thông báo tương ứng

Để hiển thị kết quả trộn thư (trộn văn bản) bạn đã làm cho ở công việc trên, bạn kích loài chuột vào biểu tượng Preview Result (20), lúc đó thông tin sẽ hiển thị thông nội dung thông tin tới nhân sự đầu tiên trong danh sách. Để di chuyển giữa các nhân viên các bạn kích con chuột vào biểu tượng có số đồ vật tự 21, 22 như hình dưới.

*

Đến đây bạn hoàn toàn có thể in ấn cùng gửi cho nhân viên cấp dưới trong công ty bạn rồi!

bạn hãy tải file thực hành về tại đây: File thực hành trộn văn bản – password giải nén: condaohotel.com.vn

các bạn hãy theo dõi thường xuyên các bài viết trên condaohotel.com.vn nhằm tiếp cận bài viết hướng dẫn bạn phương pháp trộn văn phiên bản và gửi tới cho nhân viên cấp dưới qua mặt đường mail mà không cần phải in phiên bản cứng cùng phát cho nhân viên.